Rev-Trac cura a dor de cabeça de conformidade do RH da NGA

Estudo de caso de conformidade SAP | Recursos Humanos da NGA e Rev-Trac

NGA Humano Recursos (NGA HR) é líder global em terceirização de RH e folha de pagamento, com escritórios em 35 países, atendendo a clientes em 5 continentes. A NGA HR mantém mais de 1000 implementações de nuvem e ERP para seus clientes, que incluem 20% das empresas globais da Fortune 500. O que impulsiona seus serviços é uma infraestrutura de tecnologia avançada, incluindo a própria solução de software euHReka da NGA HR, que conta com o SAP HCM, o ServiceNow, tecnologias proprietárias de prestação de serviços e a BMC. Este estudo de caso de conformidade com o SAP demonstra os benefícios de conformidade que uma organização obtém com a implementação do Rev-Trac em seus sistemas SAP.

As empresas, especialmente as organizações globais, esperam 100% de precisão e conformidade dos fornecedores terceirizados. Para continuar a crescer e se expandir, a NGA HR precisava resolver vários problemas importantes com seus sistemas SAP HCM. Muitas mudanças estavam sendo iniciadas, mas não chegavam à produção, os processos de controle de mudanças não tinham um nível de controle e aplicação e eram em grande parte manuais. Como resultado, o risco de falhas no sistema aumentava e a escalabilidade era impossível com tanta intervenção manual.

Rev-Trac traz controle para o complexo ambiente SAP

Para minimizar o risco de paralisações não programadas, o RH da NGA precisava de controles e processos para seus sistemas SAP HCM que gerenciassem as implementações e garantissem a aplicação e o sequenciamento dos processos.

A NGA HR implantou o Rev-Trac (software de automação de controle de alterações SAP) da Revelation Software Concepts (RSC) em 2007, para atingir o nível de controle e conformidade exigido pelos clientes.

"Nossos clientes dependem de nós", disse Jean-Paul Oelfke, Diretor de Garantia de Qualidade e Conformidade de Produtos de RH da NGA.

"O código deve ser entregue no momento certo e no sistema certo. Com o enorme número de itens que implantamos, a confiança que o Rev-Trac proporciona é um fator fundamental para nossa capacidade de ampliar nossa base de clientes e fornecer nossos serviços superiores globalmente."

Os recursos de aplicação de processos do Rev-Trac e a função Overtake and Overwrite Protection (OOPS) permitiram que a NGA HR simplificasse suas operações e administrasse controles rígidos. O RH da NGA personalizou e configurou seus processos de controle de alterações do SAP para permitir a segregação de funções, a documentação de resultados de testes obrigatórios e a conformidade de que qualquer alteração feita em um cenário esteja vinculada a um aprovador.

Ela tem uma instância compartilhada e apenas um Rev-Trac Central para todos os seus mais de 100 clientes de BPO - alguns usando várias soluções - para simplificar ainda mais o controle.

Utilizando uma única estratégia de fluxo de trabalho, a NGA HR criou vários procedimentos de saída de clientes do Rev-Trac que levaram em consideração as necessidades específicas de cada empresa. Todas as etapas de aprovação possíveis foram configuradas em uma única estratégia compartilhada por toda a sua base de clientes.

"O Rev-Trac nos dá muita flexibilidade para configurá-lo de uma única maneira", disse o Sr. Oelfke. "Poderíamos ter uma estratégia por cliente, mas aí teríamos mais de 100 estratégias!"

"Os recursos de aplicação e as funcionalidades OOPS do Rev-Trac são inestimáveis. Sem eles, não é possível gerenciar suas alterações adequadamente. Gerenciamos 1.500 transportes por semana para uma variedade de clientes diferentes. Se você observar o volume de mudanças que passam por nossos cenários de SAP HCM e Folha de Pagamento - é enorme."

Eliminar a intervenção manual excessiva

Com mais de 50 auditorias por ano em sua base global de clientes, o OOPS e a segregação de funções são fundamentais para o sucesso do controle de alterações do SAP HCM da empresa.

Mais de 1.700 horas de trabalho foram eliminadas com a prevenção de aproximadamente 500 ultrapassagens e/ou substituições potencialmente perigosas por mês.

No entanto, as melhorias no gerenciamento do controle de mudanças e a aplicação mais rigorosa não são os únicos benefícios da implementação do Rev-Trac. A NGA HR também observou grandes reduções de custos e procedimentos de conformidade mais eficazes.

Desde a implantação do Rev-Trac, a empresa aumentou o volume de alterações no SAP com menos pessoas e menos intervenção manual. Mais de 1.700 horas de trabalho foram eliminadas com a prevenção de aproximadamente 500 ultrapassagens e/ou sobrescritas potencialmente perigosas por mês. O sistema de produção está mais estável e o tempo de inatividade não planejado foi reduzido drasticamente, economizando mais horas de intervenção manual.

Ao automatizar o processo de gerenciamento de mudanças do SAP, a NGA HR alcançou o nível de confiabilidade, controle e conformidade para atender às exigentes expectativas dos clientes e às metas de crescimento.