Étude de cas SAP Compliance - Ressources humaines de la NGA et Rev-Trac
NGA Humain Ressources (NGA HR) est un leader mondial de l'externalisation des ressources humaines et de la paie, avec des bureaux dans 35 pays, au service de clients répartis sur les 5 continents. NGA HR gère plus de 1000 implémentations Cloud et ERP pour ses clients, dont 20% des entreprises du Fortune 500. Ces services s'appuient sur une infrastructure technologique avancée comprenant la solution logicielle euHReka de NGA HR - alimentée par SAP HCM, ServiceNow, des technologies de prestation de services propriétaires et BMC. Cette étude de cas sur la conformité SAP démontre les avantages qu'une organisation retire de la mise en œuvre de Rev-Trac dans ses systèmes SAP.
Les entreprises, en particulier les organisations internationales, attendent de leurs fournisseurs d'externalisation une précision et une conformité à 100 %. Pour continuer à croître et à s'étendre, NGA HR devait résoudre un certain nombre de problèmes clés avec ses systèmes SAP HCM. Trop de changements étaient initiés mais n'atteignaient pas la production, les processus de contrôle des changements manquaient d'un niveau de contrôle et d'application, et étaient en grande partie manuels. En conséquence, le risque de défaillance du système augmentait et l'évolutivité était impossible avec autant d'interventions manuelles.
Rev-Trac apporte un contrôle à l'environnement SAP complexe
Pour minimiser le risque de temps d'arrêt imprévu, les RH de la NGA avaient besoin de contrôles et de processus pour leurs systèmes SAP HCM afin de gérer les déploiements et d'assurer l'application et l'enchaînement des processus.
En 2007, le département des ressources humaines de la NGA a déployé le logiciel Rev-Trac de Revelation Software Concepts (RSC), un logiciel d'automatisation du contrôle des changements SAP, afin d'atteindre le niveau de contrôle et de conformité exigé par les clients.
"Nos clients comptent sur nous", a déclaré Jean-Paul Oelfke, directeur de l'assurance qualité et de la conformité pour les produits RH de la NGA.
"Le code doit être livré au bon moment et dans le bon système. Compte tenu du nombre considérable d'éléments que nous déployons, la confiance que nous procure Rev-Trac est un facteur clé qui nous permet d'élargir notre clientèle et de fournir nos services de qualité supérieure à l'échelle mondiale."
Les capacités d'application des processus de Rev-Trac et la fonction OOPS (Overtake and Overwrite Protection) ont permis aux RH de la NGA de rationaliser leurs opérations et d'administrer des contrôles rigoureux. La NGA HR a personnalisé et configuré ses processus de contrôle des changements SAP pour permettre la séparation des tâches, la documentation des résultats des tests obligatoires et la conformité selon laquelle tout changement effectué dans un paysage est lié à un approbateur.
Elle dispose d'une instance partagée et d'un seul Rev-Trac Central pour l'ensemble de sa centaine de clients BPO - dont certains utilisent plusieurs solutions - afin de simplifier encore le contrôle.
En utilisant une stratégie de flux de travail unique, NGA HR a créé plusieurs procédures de sortie des clients Rev-Trac qui ont pris en considération les besoins spécifiques de chaque entreprise. Toutes les étapes d'approbation possibles ont été configurées dans une stratégie unique partagée par l'ensemble de ses clients.
"Rev-Trac nous donne beaucoup de souplesse pour le mettre en place d'une seule manière", a déclaré M. Oelfke. "Nous pourrions avoir une stratégie par client, mais nous aurions alors plus de 100 stratégies !
"Les capacités de mise en application et les fonctionnalités OOPS de Rev-Trac sont inestimables. Sans elles, il est impossible de gérer correctement les changements. Nous gérons 1 500 transports par semaine pour différents clients. Si l'on considère le volume de changements qui passent par nos paysages SAP HCM et Payroll, c'est énorme.
Éliminer les interventions manuelles excessives
Avec plus de 50 audits par an pour l'ensemble de sa clientèle mondiale, l'OOPS et la séparation des tâches sont des éléments clés de la réussite de l'entreprise en matière de contrôle des changements SAP HCM.
Plus de 1 700 heures de travail ont été supprimées grâce à la prévention d'environ 500 dépassements et/ou écrasements potentiellement dangereux par mois.
Cependant, les améliorations de la gestion du contrôle des changements et le renforcement de l'application ne sont pas les seuls avantages de la mise en œuvre de Rev-Trac. La NGA HR a également constaté des réductions massives des coûts et des procédures de conformité plus efficaces.
Depuis le déploiement de Rev-Trac, l'entreprise a augmenté le volume des modifications SAP avec moins de personnel et moins d'interventions manuelles. Plus de 1 700 heures de travail ont été supprimées grâce à la prévention d'environ 500 dépassements et/ou écrasements potentiellement dangereux par mois. Le système de production est plus stable, les temps d'arrêt non planifiés ont été considérablement réduits, ce qui a permis d'économiser d'autres heures d'intervention manuelle.
En automatisant son processus de gestion du changement SAP, NGA HR a atteint le niveau de fiabilité, de contrôle et de conformité nécessaire pour répondre aux attentes de ses clients et à ses objectifs de croissance.
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