SAP Compliance Fallstudie | NGA Human Resources

SAP Compliance Fallstudie | NGA Human Resources und Rev-Trac

NGA Mensch Ressourcen (NGA HR) ist ein weltweit führendes Outsourcing-Unternehmen im Bereich Personalwesen und Gehaltsabrechnung mit Niederlassungen in 35 Ländern, das Kunden auf 5 Kontinenten betreut. NGA HR betreut über 1000 Cloud- und ERP-Implementierungen für seine Kunden, zu denen 20 Prozent der weltweiten Fortune-500-Unternehmen gehören. Grundlage für die Dienstleistungen ist eine fortschrittliche technologische Infrastruktur, zu der auch die NGA HR-eigene Softwarelösung euHReka gehört, die auf SAP HCM, ServiceNow, proprietären Technologien zur Servicebereitstellung und BMC basiert. Diese SAP-Compliance-Fallstudie zeigt, welche Vorteile ein Unternehmen durch die Implementierung von Rev-Trac in seine SAP-Systeme erhält.

Unternehmen, insbesondere globale Organisationen, erwarten von Outsourcing-Anbietern 100-prozentige Genauigkeit und Compliance. Um weiter wachsen und skalieren zu können, musste NGA HR eine Reihe von Schlüsselproblemen mit seinen SAP HCM-Systemen lösen. Es wurden zu viele Änderungen initiiert, die aber nicht in die Produktion gelangten, und den Änderungskontrollprozessen fehlte ein gewisses Maß an Kontrolle und Durchsetzung, und sie waren weitgehend manuell. Infolgedessen stieg das Risiko von Systemausfällen, und die Skalierbarkeit war bei so vielen manuellen Eingriffen unmöglich.

Rev-Trac bringt Kontrolle in die komplexe SAP-Umgebung

Um das Risiko ungeplanter Ausfallzeiten zu minimieren, benötigte NGA HR Kontrollen und Prozesse für ihre SAP HCM-Systeme, die die Bereitstellung verwalten und die Durchsetzung und Abfolge von Prozessen gewährleisten.

NGA HR setzte 2007 Rev-Trac von Revelation Software Concepts (RSC) ein, eine Software zur Automatisierung der SAP-Änderungskontrolle, um das von den Kunden geforderte Maß an Kontrolle und Compliance zu erreichen.

"Unsere Kunden verlassen sich auf uns", sagt Jean-Paul Oelfke, NGA HR Product Director of Quality Assurance & Compliance.

"Der Code muss zum richtigen Zeitpunkt und in das richtige System eingespeist werden. Bei der enormen Anzahl von Elementen, die wir einsetzen, ist das Vertrauen, das Rev-Trac bietet, ein wichtiger Beitrag zu unserer Fähigkeit, unseren Kundenstamm zu erweitern und unsere hervorragenden Dienstleistungen weltweit anzubieten."

Die Prozessdurchsetzungsfähigkeiten von Rev-Trac und die Overtake and Overwrite Protection (OOPS) Funktion haben es NGA HR ermöglicht, ihre Abläufe zu rationalisieren und strenge Kontrollen durchzuführen. NGA HR hat seine SAP-Änderungskontrollprozesse so angepasst und konfiguriert, dass eine Aufgabentrennung, eine Dokumentation der obligatorischen Test Ergebnisse und die Einhaltung, dass jede Änderung in einer Landschaft an einen Genehmiger gebunden ist.

Das Unternehmen verfügt über eine gemeinsame Instanz und nur eine Rev-Trac-Zentrale für alle seine über 100 BPO-Kunden - von denen einige mehrere Lösungen verwenden -, um die Kontrolle weiter zu vereinfachen.

Unter Verwendung einer einzigen Workflow-Strategie hatte NGA HR mehrere Rev-Trac-Verfahren für den Austritt von Kunden erstellt, die die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens berücksichtigten. Alle möglichen Genehmigungsschritte wurden in einer einzigen Strategie konfiguriert, die für den gesamten Kundenstamm gilt.

"Rev-Trac bietet uns eine große Flexibilität bei der Einrichtung", so Oelfke. "Wir könnten eine Strategie pro Kunde haben, aber dann hätten wir mehr als 100 Strategien!

"Die Durchsetzungsmöglichkeiten und OOPS-Funktionen von Rev-Trac sind von unschätzbarem Wert. Ohne sie kann man seine Änderungen nicht richtig verwalten. Wir verwalten 1.500 Transporte pro Woche für eine Vielzahl verschiedener Kunden. Wenn man sich das Volumen der Änderungen anschaut, die durch unsere SAP HCM & Payroll Landschaften gehen - das ist enorm."

Beseitigung übermäßiger manueller Eingriffe

Mit mehr als 50 Audits pro Jahr bei seinen weltweiten Kunden sind OOPS und Funktionstrennung der Schlüssel zum Erfolg der SAP HCM-Änderungskontrolle des Unternehmens.

Mehr als 1.700 Arbeitsstunden wurden durch die Vermeidung von etwa 500 potenziell gefährlichen Überholvorgängen und/oder Überschreibungen pro Monat eingespart.

Doch die Verbesserungen bei der Änderungskontrolle und die strengere Durchsetzung sind nicht die einzigen Vorteile der Einführung von Rev-Trac. NGA HR hat auch massive Kostensenkungen und effektivere Compliance-Verfahren festgestellt.

Seit dem Einsatz von Rev-Trac konnte das Unternehmen das Volumen der SAP-Änderungen mit weniger Personal und weniger manuellen Eingriffen erhöhen. Mehr als 1.700 Arbeitsstunden wurden durch die Vermeidung von etwa 500 potenziell gefährlichen Überholungen und/oder Überschreibungen pro Monat eingespart. Das Produktionssystem ist stabiler, ungeplante Ausfallzeiten wurden drastisch reduziert, was weitere Stunden an manuellen Eingriffen einspart.

Durch die Automatisierung des SAP-Änderungsmanagementprozesses hat NGA HR ein Maß an Zuverlässigkeit, Kontrolle und Konformität erreicht, das es ermöglicht, sowohl die anspruchsvollen Kundenerwartungen als auch die Wachstumsziele zu erfüllen.