Hace poco esbocé varias áreas de costes ocultos de la gestión de cambios en SAP. Hay muchos ámbitos que pueden aumentar los costes de SAPEn este blog me centraré en uno de ellos.

Como ya se ha dicho, los cambios pasan de la solicitud de la empresa a la producción a través de un proceso predeterminado que consta de una serie de pasos y/o aprobaciones.

Nuestra investigación indica que más del 80% de todos los cambios en las aplicaciones empresariales de SAP se gestionan utilizando cinco o menos procesos únicos.

El número de procesos que desarrolle su equipo y el número de pasos de cada uno determinan los costes de SAP para gestionar el cambio.

Existen varios errores comunes en el proceso de gestión de cambios de SAP que generan costes ocultos. Entre ellos se incluyen:

  • Demasiado pocos
  • Demasiado complejo
  • Demasiados

Demasiados pocos procesos

De vez en cuando vemos un enfoque de "talla única" para gestionar los cambios de SAP. A primera vista, parece una buena idea.

La formación y la familiarización con el proceso son sencillas, la categorización del cambio es fácil y todo el mundo sabe lo que está haciendo.

Estos costes de SAP se reducen al mínimo.

El problema de este planteamiento es doble.

Es posible que algunos cambios no se gestionen con suficiente rigor, es decir, que los cambios de alto riesgo lleguen a la producción con muy pocos controles.

El resultado: pueden producirse problemas de producción y aumenta el coste de la gestión de los cambios de SAP.

Otros cambios pueden gestionarse de forma demasiado estricta. Es decir, los cambios sencillos, casi aprobados de antemano, deben pasar por el mismo proceso largo o complejo que el resto de cambios.

Sin embargo, podían preaprobarse y pasar a producción con muy pocos controles, con el consiguiente ahorro de costes.

Los procesos complejos aumentan los costes de SAP

A menudo vemos que los procesos de cambio de los equipos de TI de SAP son mucho más complejos de lo necesario.

Demasiados pasos, demasiadas aprobaciones y demasiadas personas implicadas.

Este tipo de procesos se construyen generalmente a lo largo de los años, a menudo con nuevos pasos que se añaden a medida que se incorporan nuevos directivos o para resolver un nuevo problema.

Formar a los usuarios puede llevar mucho tiempo y, a menudo, nadie está seguro de todos los procesos, lo que dispara los costes de SAP.

Demasiados procesos

A veces vemos cómo se instituye una plétora de procesos de cambio.

Por razones aparentemente buenas, como la gestión estricta de los cambios de alto riesgo, la inclusión de determinados aprobadores, etc.

A veces se incluyen otros procesos debido a una granulación excesiva de tipos de cambio que el equipo desea gestionar mediante procesos separados.

Formar a los equipos para que comprendan qué cambio se gestiona mediante qué proceso aumenta los costes, mientras que gestionar el cambio a través de varios cuellos de botella también suma.

Reducir los costes del proceso

Para reducir el coste de la gestión de cambios de SAP, empiece por analizar sus procesos actuales.

¿Siguen siendo pertinentes todos sus pasos? ¿Debería haber procesos adicionales?

¿Puede combinar o reducir el número de procesos?

Me sorprendería mucho que esto no revelara algunas oportunidades de eficiencia.

La automatización de la gestión de cambios de SAP también puede ayudar a reducir los costes de gestión de los procesos de cambio.

Independientemente de su enfoque de la gestión de cambios de SAP, la automatización elimina la necesidad de una formación intensiva sobre los procesos y evita que los cambios se asignen al proceso equivocado.

Además, automatiza el flujo de trabajo para garantizar que los cambios sigan fluyendo, minimizando los costes de SAP.