Pour les entreprises utilisant SAP, la conformité réglementaire n'est pas une option. Il est essentiel de trouver un moyen efficace de se conformer au nombre croissant de normes, de Sarbanes-Oxley (SOX) à FDA 21CFR Part 11, en passant par d'autres mandats gouvernementaux et industriels. La non-conformité peut entraîner de lourdes amendes et sanctions, une mauvaise presse, voire une peine de prison pour les dirigeants et les membres du conseil d'administration.

La difficulté réside dans le fait que les réglementations et les exigences sont très diverses, qu'elles peuvent changer fréquemment et qu'elles doivent souvent fournir des lignes directrices claires sur ce que les organisations doivent faire pour se conformer. L'adoption des mandats exige des contrôles d'accès rigoureux, des processus bien définis et cohérents, et une plus grande visibilité dans l'ensemble de l'organisation.

Pourtant, la mise en conformité des équipes informatiques SAP avec les exigences réglementaires peut se faire sans heurts. Un workflow de changement SAP flexible et automatisé est un moyen pratique de surmonter les normes complexes et évolutives et de garantir la conformité. En personnalisant et en automatisant les flux de travail, vous pouvez vous assurer que toutes les étapes nécessaires se déroulent dans le bon ordre, qu'elles sont documentées et qu'elles peuvent faire l'objet d'un audit.

Comment Rev-Trac peut aider

Rev-Trac PlatinumSAP Change Management, notre plateforme automatisée de gestion du changement, vous permet d'intégrer les exigences réglementaires dans votre flux de travail, garantissant ainsi la conformité et des processus cohérents tout au long du cycle de vie d'une application.

Pour chaque type de travail, configurer Rev-Trac pour définir :

  • Quels sont les statuts par lesquels une demande doit passer ?
  • Qui doit approuver chaque statut
  • Où les changements migrent-ils ?

Vous pouvez utiliser des règles d'achèvement des demandes pour vous assurer que chaque étape du processus est respectée. Par exemple, vous pouvez établir des règles pour obliger les utilisateurs à ajouter des informations pertinentes à une demande Rev-Trac avant que la demande n'atteigne un certain statut.

L'attribution de processus est fondamentale pour créer un flux de travail. C'est ici que les entreprises lient la stratégie et la structure organisationnelle à une combinaison projet/type de demande. Vous pouvez également définir les méthodes de migration et les groupes cibles appropriés pour les statuts afin de répondre à leurs besoins.

Se tenir au courant de ce qui est introduit dans la production

Avec Rev-Trac, vous pouvez surveiller en permanence tous les changements transportables dans votre paysage SAP. Rev-Trac intercepte chaque changement transportable et exige qu'il soit associé à une demande Rev-Trac.

Une fois assigné à une demande, Rev-Trac fait automatiquement progresser le changement en utilisant un processus d'approbation et de migration prédéfini. Cela permet à une organisation de contrôler ce qui est importé dans la production. Ces fonctions de migration comprennent

  • Les capacités techniques, y compris les contrôles de sécurité automatisés pour garantir, par exemple, qu'aucune migration accidentelle ne se produise.
  • Fonctionnalité administrative, telle que la fourniture d'un audit sur la personne qui a approuvé chaque migration plutôt que sur la personne qui a migré le transport.

Conformité SOX

Savoir qui approuve chaque changement pour qu'il passe à l'étape suivante d'un flux de travail prédéfini est essentiel pour se conformer à la loi Sarbanes-Oxley, par exemple. Ce concept est à la base de la séparation des tâches (SOD), qui est fondamentale pour garantir la conformité à la loi SOX.

Le SOD empêche les utilisateurs de migrer un changement vers la production sans que d'autres personnes n'en aient la visibilité et l'approbation. Rev-Trac aide les organisations à éviter les conflits SOD en s'assurant que la personne qui a effectué le changement ne l'approuve pas.

Les entreprises peuvent également mettre en place des statuts conditionnels dans lesquels un membre autorisé de l'équipe approuve un certain statut tandis qu'une autre personne approuve un statut différent. Avec Rev-Trac, vous pouvez également supprimer les types d'approbation en fonction des objets du transport lorsque vous modifiez un flux de travail.

Conformité à la norme FDA 21 CFR Part 11

La capacité de personnaliser et d'automatiser un flux de travail de bout en bout est également essentielle lorsque l'on considère la CFR Part 11. D'une certaine manière, la CFR Part 11 s'apparente à la loi SOX, mais elle concerne plus spécifiquement les entreprises qui utilisent des documents et des signatures électroniques, en particulier les entreprises pharmaceutiques.

Cette réglementation rend les enregistrements et les signatures électroniques aussi valables et fiables que les enregistrements sur papier, ce qui est crucial pour les entreprises pharmaceutiques et autres organisations opérant dans des environnements très réglementés. Les approbations à deux composantes de Rev-Trac aident les organisations à se conformer à la réglementation CFR Part 11. Cette fonction exige que les utilisateurs saisissent leur ID utilisateur SAP et un mot de passe pour approuver les demandes, conformément aux contrôles de sécurité relatifs aux exigences d'identification de l'utilisateur.

Il est tout aussi important, du point de vue de la conformité, de disposer d'une piste d'audit transparente de tous les changements et transports SAP dans un paysage SAP. Rev-Trac fournit divers rapports documentant en temps réel la progression dans un flux de travail prédéfini qui peut être utilisé pour les pistes d'audit. Ces rapports comprennent :

  • Rapport d'approbation du flux de travail : Fournit des détails sur l'approbation des statuts réguliers et de migration des demandes Rev-Trac.
  • Journal du système Rev-Trac : Les modifications apportées à la structure de l'organisation sont enregistrées dans les journaux du système.
  • Rapport de migration : Rev-Trac fournit des rapports sur la migration, notamment Propagation, Chronologique, Système/Comparaison des clients,Plan contre La réalité, Journal de migration, et Acceptable Retour C Ces rapports sont générés à partir des données stockées dans la base de données de l'historique des mouvements de transport dans chaque système du paysage Rev-Trac.

Résultat final

Un paysage réglementaire en constante évolution oblige les organisations à se pencher sur la question de la conformité. Cela peut représenter un défi pour les organisations SAP qui s'appuient encore sur une gestion manuelle traditionnelle des changements. Un flux de travail flexible combiné à la capacité d'automatiser vos processus de gestion des changements SAP avec une solution comme Rev-Trac peut garantir la conformité et des audits réussis et sans stress.

Pour plus d'informations sur la façon de personnaliser et d'automatiser vos flux de travail avec Rev-Trac, n'hésitez pas à contacter nos experts en gestion du changement SAP.