SAP Compliance Case study | NGA Human Resources und Rev-Trac
NGA Human Resources (NGA HR) ist ein globaler HR- und Payroll-Outsourcing-Anbieter mit Niederlassungen in 35 Ländern und Kunden in 5 Kontinenten. NGA HR betreibt für seine Kunden über 1.000 Cloud- und ERP-Implementierungen, darunter 20 % der globalen Fortune 500 Unternehmen. Basis dafür ist eine fortschrittliche Technologie-Infrastruktur, unter anderem mit der eigenen Lösung euHReka (basierend auf SAP HCM), sowie ServiceNow, proprietären Service-Delivery-Technologien und BMC. Diese SAP Compliance Case Study zeigt, welche Compliance-Vorteile Organisationen durch den Einsatz von Rev-Trac in ihren SAP Systemen erzielen können.
Gerade global agierende Unternehmen erwarten von Outsourcing-Providern 100 % Genauigkeit und Compliance. Um weiter zu wachsen und zu skalieren, musste NGA HR mehrere zentrale Probleme in seinen SAP HCM Systemen lösen: Zu viele Changes wurden gestartet, erreichten aber nicht Production. Change Control Prozesse hatten zu wenig Kontrolle und Enforcement und waren weitgehend manuell. Dadurch stieg das Risiko von Systemausfällen – und Skalierung war bei so viel manueller Arbeit kaum möglich.
Rev-Trac bringt Kontrolle in eine komplexe SAP Umgebung
Um das Risiko ungeplanter Downtime zu minimieren, benötigte NGA HR Controls und Prozesse für seine SAP HCM Systeme, die Deployments steuern und Process Enforcement sowie Sequencing zuverlässig sicherstellen.
NGA HR implementierte Revelation Software Concepts (RSC)’ Rev-Trac – SAP Change Control Automation Software – bereits 2007, um das Level an Kontrolle und Compliance zu erreichen, das Kunden verlangen.
Jean-Paul Oelfke, Product Director of Quality Assurance & Compliance bei NGA HR, sagte: „Unsere Kunden verlassen sich auf uns.
Code muss zur richtigen Zeit und im richtigen System ausgeliefert werden. Bei der enormen Anzahl an Items, die wir deployen, ist das Vertrauen, das Rev-Trac liefert, ein wesentlicher Faktor, um unsere Kundenbasis auszubauen und unsere Services global auf hohem Niveau bereitzustellen.“
Rev-Trac’s Process Enforcement Capabilities und die Overtake and Overwrite Protection (OOPS) Funktion halfen NGA HR, Abläufe zu verschlanken und strenge Controls umzusetzen. NGA HR konfigurierte und customizte SAP Change Control Prozesse so, dass Segregation of Duties, die Dokumentation verpflichtender Testergebnisse sowie die Compliance-Anforderung erfüllt werden, dass jeder Change in einer Landscape einem Approver zugeordnet ist.
NGA HR nutzt eine Shared Instance und nur eine Rev-Trac Central für 100+ BPO Kunden, teils mit mehreren genutzten Lösungen, um die Steuerung weiter zu vereinfachen.
Mit einer Single-Workflow-Strategie entwickelte NGA HR mehrere Rev-Trac Customer Exit Procedures, die die spezifischen Anforderungen einzelner Kunden berücksichtigen.
Alle möglichen Approval Steps wurden in einer Strategie konfiguriert, die über die gesamte Kundenbasis hinweg geteilt wird.
„Rev-Trac gibt uns viel Flexibilität, es auf eine einheitliche Weise aufzusetzen“, sagte Jean-Paul Oelfke. „Wir könnten eine Strategie pro Kunde bauen – aber dann hätten wir 100+ Strategien!“
Er ergänzte: „Rev-Trac’s Enforcement Capabilities und OOPS sind unverzichtbar. Ohne das können Sie Changes nicht sauber managen. Wir bewegen 1.500 Transports pro Woche für verschiedene Kunden. Das Change-Volumen, das durch unsere SAP HCM & Payroll Landscapes läuft, ist enorm.“
Manuelle Eingriffe deutlich reduzieren
Mit über 50 Audits pro Jahr über die globale Kundenbasis hinweg sind OOPS und Segregation of Duties zentrale Erfolgsfaktoren im SAP HCM Change Control.
Durch die Vermeidung von rund 500 potenziell gefährlichen Overtake- und/oder Overwrite-Situationen pro Monat konnten mehr als 1.700 Arbeitsstunden eliminiert werden.
Doch verbesserte Change Control und strengeres Enforcement sind nicht die einzigen Vorteile: NGA HR erzielte außerdem erhebliche Kostensenkungen und effektivere Compliance-Prozeduren.
Seit dem Einsatz von Rev-Trac kann das Unternehmen das SAP Change-Volumen mit weniger Mitarbeitenden und deutlich weniger manueller Intervention steigern. Das Production System wurde stabiler, ungeplante Downtime ging deutlich zurück und damit auch weitere Stunden manueller Nacharbeit.
Durch die Automatisierung des SAP Change Managements erreichte NGA HR das Level an Reliability, Control und Compliance, um sowohl hohe Kundenerwartungen zu erfüllen als auch Wachstumsziele nachhaltig zu unterstützen.
