In der SAP-Welt gibt es eine bekannte Angst, über die alle sprechen – die Angst, dass eine einzelne Änderung das Produktivsystem lahmlegen kann. Doch hinter dieser Sorge steckt noch eine weitere, persönliche Angst: die Befürchtung, dass sich eine Änderung negativ auf die Person auswirken könnte, die für ihre Steuerung oder Umsetzung verantwortlich ist.
Change Management hat daher eine doppelte Natur – es umfasst technische und organisatorische Komponenten (die Auswirkungen auf Menschen). Diese Dualität ist bei der Migration auf S/4HANA entscheidend. Der Erfolg hängt davon ab, beide Aspekte zu steuern: also sicherzustellen, dass das System funktioniert, und gleichzeitig die Menschen auf eine neue Arbeitsweise vorzubereiten.
In diesem Blog erläutere ich die Bedeutung von Change Management bei einer S/4HANA-Umstellung – unabhängig davon, ob Sie für das Upgrade einen Brownfield-, Greenfield- oder Hybrid-Ansatz wählen.
S/4HANA – nur ein weiteres Upgrade?
Eine S/4HANA-Migration ist technisch gesehen „nur ein weiteres“ Upgrade. Gleichzeitig ist sie jedoch deutlich komplexer als frühere SAP-Upgrades.
Es handelt sich um ein komplexes Projekt mit vielen unterschiedlichen Ebenen. Die Umstellung beginnt bei möglicher neuer Hardware zur Unterstützung der In-Memory-Datenbank, umfasst die Bewertung von Business-Funktionalitäten und stellt sicher, dass kundeneigener Code mit S/4HANA kompatibel ist.
Mögliche Änderungen im SAP Kernel sind erheblich. In vielen Fällen ist es nicht möglich, bestehenden Legacy-ECC-Code einfach weiter auszuführen. Zudem fördert SAP den Wechsel zu Cloud-Services, wodurch hybride Landschaften häufiger werden – was S/4HANA-Migrationen zusätzlich verkomplizieren kann.
Das Ergebnis sind lang laufende Umstellungsprojekte, bei denen zwei Jahre vom Projektstart bis zum Go-live keine Seltenheit sind. In dieser Zeit steht die Organisation nicht still – der tägliche Betrieb läuft weiter. Andere SAP-Application-Lifecycle-Ereignisse, wie Support Packages in der Produktivlandschaft, müssen parallel abgewickelt werden, und es ist unmöglich, die Arbeit an neuer Funktionalität in Ihren Legacy-ECC-Systemen zu stoppen.
Eine Umstellung erfordert eine sorgfältige Planung und das gleichzeitige Management von technischen und geschäftlichen Abläufen.
SAP-Änderungen optimieren
Change Management vereint zwei Elemente: technische Änderungen und organisatorische Veränderungen. Obwohl ich mich auf technische Änderungen konzentriere, darf die Bedeutung organisatorischer Faktoren nicht unterschätzt werden – und beides lässt sich in der Praxis nicht wirklich getrennt behandeln.
Bei der Umstellung auf S/4HANA müssen Sie Folgendes berücksichtigen:
- Ihren Change-Prozess
- Wie Sie den Change-Prozess überwachen
- Laufende Anleitung und Aufsicht für das technische Team
- Automatisierung, wo immer möglich
- Ob Sie die volle Unterstützung des Top-Managements haben
Ein klar definierter Change-Prozess ist entscheidend. Wichtig ist: Es gibt keinen Ansatz nach dem Motto „one size fits all“. Ein Change-Workflow ist individuell auf die Situation einer Organisation zugeschnitten, kann jedoch die folgenden Prozesse und Anforderungen umfassen:
- Genehmigungsprozess
- Jeder Entwickler im S/4HANA-DEV-System muss seine Änderungen schnell nach QA zum Testen transportieren können
- Release Management implementieren
- Sicherstellen, dass alle Business-Anforderungen, Änderungen und Fixes in der Wartungslandschaft auch in der Projektlandschaft berücksichtigt werden (Retrofit)
- Mit einem benutzerfreundlichen Tool automatisieren, das eine effektive Prozessakzeptanz ermöglicht
- Sicherstellen, dass es keinen Transport und keine Änderung ohne ein entsprechendes Change-Ticket (und damit eine Anforderung) gibt
Auch wenn dies keine vollständige Liste ist, können bestimmte Prozesse eine reibungslose S/4HANA-Migration stören, wenn sie nicht bereits zu Beginn der Planungsphase berücksichtigt werden.
a. Retrofit
Das Implementieren von Retrofitting von Beginn an – beim Aufbau der parallelen S/4HANA-Landschaft, der in der Regel mit dem DEV-System startet – ist entscheidend. Retrofitting (oder Request Cloning) stellt sicher, dass jede Änderung in der Wartungslandschaft (der alten ECC-Dev-to-Production-Support-Landschaft) auch in der neuen S/4HANA-Umgebung berücksichtigt wird.
Beim Retrofitting einer Änderung ist es entscheidend, die Anforderung umzusetzen – nicht das technische Objekt. In S/4HANA kann das technische Objekt, das Sie ändern müssen, völlig anders sein; die Anforderung bleibt jedoch bestehen und muss erfüllt werden.
Aus meiner über 20-jährigen Erfahrung ist eine Echtzeit-Landschaftssynchronisation am besten. Wenn eine neue Änderung in die Produktion gelangt, muss sie im parallelen S/4HANA-DEV-System erneut implementiert werden – idealerweise durch denselben Entwickler/Customizing-Spezialisten.
Warum dieselben Personen einbeziehen? Weil sie am besten wissen, warum die Änderung notwendig war und wie sie umgesetzt wurde. Warum in Echtzeit? Weil die Details der Anforderung und ihrer Umsetzung noch frisch in Erinnerung sind.
b. Tool-Auswahl
Wir leben in einer agilen Welt. Selbst Organisationen, die behaupten, nicht agil zu sein, müssen sich täglich mit der Nachfrage nach schnelleren Änderungen auseinandersetzen. Achten Sie bei der Auswahl eines Toolsets auf eines, das flexibel genug ist, um sich an neue Anforderungen anzupassen, von einem Anbieter mit nachgewiesener SAP-Erfahrung unterstützt wird und für Ihr Team einfach zu erlernen und zu nutzen ist.
– Flexibel – z. B. sollte die Umsetzung einer Workflow-Änderung nicht erfordern, externe Berater für Hunderte von Tagen zu engagieren
– Konnektivität und Automatisierung – Tools sollten flexible, leicht konfigurierbare Schnittstellen bieten, um eine nahtlose Integration und Automatisierung über die gesamte Tool-Landschaft hinweg zu ermöglichen
– Bewährte Technologie und Anbieter – wählen Sie Technologien und Anbieter, die sich in realen SAP-Szenarien als zuverlässig, getestet und erfolgreich erwiesen haben
– Wenn es um Change-Automatisierung geht, muss das gewählte Tool deren Nutzung erzwingen können. In SAP-Begriffen: Kein Transport sollte durchgeführt werden, sofern er nicht einer konkreten Anforderung zugeordnet ist
c. Prozessdefinition
Auch wenn es wichtig ist, den Prozess gründlich zu durchdenken, ist ein möglichst früher Start noch wichtiger. Beginnen Sie mit der Umsetzung und passen Sie bei Bedarf unterwegs an. Der traditionelle Wasserfall-Ansatz ist nicht mehr effektiv. Planung ist wichtig, aber sie sollte nicht Monate dauern. Verkürzen Sie stattdessen den Zyklus, gehen Sie mit dem live, was verfügbar ist, und lassen Sie den Prozess im Laufe der Zeit reifen und sich verbessern.
2. Überwachung des Change-Prozesses
Definieren Sie Ihre KPIs und überwachen Sie sie über die Laufzeit des Projekts. KPIs wie Transporte/Change Requests, Durchlaufzeit von Wartungsänderungen und Retrofitting-Zeit, offene Requests pro Entwickler, Statistiken zu Request-Typen und viele weitere liefern wertvolle Einblicke, wie gut der Prozess funktioniert.
Zusätzlich sollten Sie Feedback von Anwendern einholen. Richten Sie regelmäßige Meetings – z. B. monatlich – mit Stakeholdern ein, um KPIs zu prüfen und praxisnahe Ideen für kontinuierliche Verbesserungen vorzuschlagen.
3. Laufende Anleitung der Endanwender
Durch das Monitoring von KPIs sowie das aktive Einholen und Zuhören von Nutzerfeedback können Change Manager Möglichkeiten erkennen, die Tool-Effizienz und die Nutzerakzeptanz zu verbessern. Mehr Verständnis und gezielte Schulungen können Widerstände gegen die Einführung abbauen und eine reibungslose Umstellung unterstützen.
4. Automatisieren, wo immer möglich
Automatisierung und Integration machen die Arbeit einfacher und effizienter. Statt Informationen in mehreren Ticketing-Tools oder Tabellen zu duplizieren, können Sie integrierte Tools nutzen, um Aufgaben automatisch zu erledigen. Das spart Zeit, reduziert fehleranfällige manuelle Change-Aufgaben und gibt Teams Freiraum, sich auf wichtigere Aktivitäten zu konzentrieren sowie Produktivität und Qualität zu steigern.
5. Unterstützung durch das Top-Management
Die Unterstützung des Top-Managements für die Automatisierung des (technischen) Change Managements ist entscheidend, wenn Sie eine Umstellung auf S/4HANA in Betracht ziehen. Sie stellt die organisatorische Ausrichtung, die Ressourcenbereitstellung und eine klare Richtung sicher. Ohne sie können kritische Prozesse ins Stocken geraten – mit Auswirkungen auf den Migrationserfolg und die Fähigkeit, Änderungen effektiv zu steuern.
Fazit
Die Fähigkeit, SAP-Änderungen effizient zu steuern, ist die Grundlage für eine erfolgreiche S/4HANA-Migration. Die Einführung und Integration von Tools zur Vereinfachung des Change-Workflows kann Ihre Umstellung auf die neue Umgebung beschleunigen.
Die Überwachung von (technischen) SAP-Änderungen und Empathie für Teammitglieder sind – in Kombination mit Automatisierung und kontinuierlicher Verbesserung – entscheidend, um Ihre S/4HANA-Migration termingerecht und im Budget zu halten. Ein dedizierter Change Manager oder ein Change-Management-Team kann die Umstellung erleichtern und Probleme schnell lösen.
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