Unternehmen
Mitarbeiter: 120
Industry: IT-Dienstleistungen
Dienstleistung/Produkte: Bietet IT-Dienstleistungen für regionale Abfüller
Diese große Food-&-Beverage-Organisation betreibt eine der weltweit größten Single-Instance Software-as-a-Service (SaaS) Umgebungen. Über ihre IT-Plattform stellt das Unternehmen seinen regionalen Abfüllpartnern Lösungen bereit – mit über 80.000 Mitarbeitenden und einem jährlichen Umsatz von 21 Milliarden US-Dollar.
Ein einheitlicher Satz an Prozessen, Datenstandards und Lösungen ermöglicht es den Abfüllern, ihre Geschäftsbetriebe ohne Unterbrechung aufrechtzuerhalten und Kühlschränke weltweit zuverlässig gefüllt zu halten.
Da Kunden in vielen Regionen tätig sind, sind Compliance und die konsequente Einhaltung von Standards entscheidend. Über die Jahre hat das Unternehmen dafür auf eine kombinierte Basis aus Revelation Software Concepts’ (RSC) automatisierter SAP Change Management Technologie und ServiceNow gesetzt, um durchgängige und konsistente IT-Prozesse sicherzustellen. Seit 2014 nutzt das Unternehmen Rev-Trac, um SAP Change Management Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, sowie ServiceNow, um SAP Application Development und Projekt-Enhancements zu steuern.
Beide Technologien automatisieren den Work-Flow, wurden jedoch von zwei unterschiedlichen Teams und damit in getrennten Silos betrieben – auch um eine saubere Segregation of Duties (SoD) sicherzustellen. Diese Trennung führte jedoch zu Zeitverzug, doppelter Arbeit und dem Risiko, dass notwendige Change Approvals übersehen werden, mit potenziell ungeplanter Downtime als Folge. Das Unternehmen benötigte deshalb eine einzige, auditierbare Source of Truth für alle SAP Changes. Konkret mussten ServiceNow Change Approvals an Rev-Trac übergeben werden, um den Import freigegebener SAP Changes in Development oder Production auszulösen.
Integration stellt Compliance sicher
Ohne Verknüpfung bestand das Risiko, dass (unbeabsichtigte) Incidents zunehmen, während Rev-Trac und ServiceNow als Standalone-Lösungen genutzt werden. Jede Änderung in Rev-Trac musste manuell geprüft und der entsprechenden ServiceNow Change Request zugeordnet werden, bevor die Freigabe für den Import nach Production erfolgen durfte.
Dieser manuelle Aufwand war nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig und konnte den SAP Change Management Prozess negativ beeinflussen.
Um diese Herausforderung zu lösen und Compliance konsequent durchzusetzen, beauftragte das Unternehmen Rev-Trac Consulting Services mit der Integration von Rev-Trac und ServiceNow. Rev-Trac integriert bidirektional über REST APIs mit gängigen ALM Tools wie ServiceNow, Jira und Tricentis Tosca und ermöglicht damit automatisierten Datenaustausch zwischen den verknüpften Technologien.
Die neue Integration ging 2019 nach einer dreimonatigen Implementierung live. Sie erweitert ServiceNow Approvals und Workflows bis in die technische SAP Ebene und schafft einen kohärenten, sauber governeden SAP Change Management Prozess. Das automatisierte Data Syncing sorgt für vollständige Transparenz – vom geänderten SAP Objekt zurück bis zur ServiceNow Change Request, die den Change autorisiert und freigibt.
Durch die Integration wird sichergestellt, dass der interne Prozess zur Migration freigegebener SAP-Changes in die Produktion eingehalten wird und in Rev-Trac nachvollziehbar ist.
Sie ermöglicht dem Unternehmen, sicherzustellen, dass zu jedem neuen SAP-Change-Request, der in Rev-Trac angelegt wird, ein (ServiceNow-)Change-Request existiert und verknüpft ist, und dass der Freigabe-Workflow des Change-Requests in ServiceNow eingehalten wird. Der Prozess beseitigt die Möglichkeit, Transporte ohne autorisierte Genehmigung durch die zuständigen Verantwortlichen zu migrieren.
Versucht ein Rev-Trac Owner, einen Change für Production freizugeben, ohne eine referenzierte ServiceNow Change Request, greifen die Process Enforcement Rules: Der Nutzer wird nach ServiceNow weitergeleitet und muss eine neue Change Request anlegen. Diese wird anschließend automatisch mit Rev-Trac Daten befüllt . Erst dann kann der SAP Change für die Migration nach Production freigegeben werden.
SAP Change Prozess verbessern und Agile-/DevOps-Ziele unterstützen
Der Auslöser für die Integration war die Absicherung der internen Compliance-Prozesse, das Unternehmen realisierte jedoch zusätzliche Benefits.
Nutzer können in ServiceNow die vollständige Beziehung eines Change Requests bis hin zu Rev-Trac einsehen, unabhängig davon, ob sie dem Developer Team, Configuration Team oder Project Team angehören. Die Integration lieferte Echtzeit-Transparenz über den Fortschritt von SAP Changes und ermöglichte einen konsistenten End-to-end Datenfluss zwischen Rev-Trac und ServiceNow.
Wie eine wachsende Zahl von Organisationen in der heutigen digitalen Geschäftswelt nutzte das Unternehmen die Stärke integrierter, automatisierter Toolsets, um SAP-Agile- und DevOps-Erfolge zu erzielen. Mit den kombinierten Fähigkeiten von Rev-Trac und ServiceNow kann es Risiken für seine Produktionsumgebung einfach nachverfolgen, steuern und reduzieren.
Das Unternehmen führt täglich ein CAB-Meeting durch, um die zur Produktionsfreigabe anstehenden Rev-Trac-Requests zu prüfen. Mit der Integration kann es Migrationen effektiv nachverfolgen und die in ServiceNow verknüpften Change-Requests prüfen. Anwender können zudem Testfälle überprüfen, um die Freigabe für den Produktionsgang zu beurteilen. Darüber hinaus hilft dies, Auswirkungen zu mindern und das Risiko eines Rev-Trac-Requests beim Übergang in die Produktion zu bewerten.
Die Integration von Rev-Trac mit ServiceNow ermöglicht es dem Unternehmen, den Wert beider Systeme zu maximieren: auf der Business-Seite ServiceNow als übergreifendes Change-Management-System und auf der SAP-IT-Seite Rev-Trac als System zur Steuerung und Governance konkreter SAP-Changes. Da die maßgebliche Informationsquelle für alle SAP-technischen Änderungen aus dem SAP-IT-Team und Rev-Trac stammt, stellt die Integration die Einhaltung interner Prozesse sicher. Dadurch kann das Unternehmen ein höheres Change-Volumen bewältigen, ohne den täglichen Betrieb zu unterbrechen.
