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Gestión del cambio en sistemas complejos

Hanson Australia llevó a cabo una revisión de sus procesos de gestión de cambios SAP. Esto se produjo tras el anuncio de los auditores internos de que examinarían de cerca la forma en que el departamento de TI gestionaba los cambios de SAP.

En aquella época, los procedimientos se basaban en gran medida en el correo electrónico, eran propensos a errores y daban lugar a montones de papeleo para establecer una pista de auditoría de los cambios de SAP. Además, la fuerte presencia de Hanson en Estados Unidos hacía que la división australiana estuviera sujeta a las estrictas obligaciones de auditoría de la Ley Sarbanes-Oxley.

Para aplicar su compleja gestión de cambios SAP requisitos de forma eficaz, Hanson necesitaba eliminar los cambios no controlados, tener transparencia en sus migraciones de transporte y eliminar los procesos manuales propensos a errores.

Búsqueda de la solución ideal de control de cambios de SAP

Para afrontar el reto, Hanson investigó las soluciones de control de cambios disponibles en el mercado para infraestructuras empresariales basadas en SAP.

Wolfgang Kloger, director de planificación de la información de Hanson Australia, afirmó que se había planteado seriamente la posibilidad de utilizar SAP Solution Manager, que incluía la aplicación Change Request Management. Sin embargo, no creía que sus funciones de gestión de cambios fueran lo suficientemente maduras y flexibles para satisfacer las amplias necesidades de la empresa.

"No confiaba en que pudiéramos hacer cumplir los procedimientos razonablemente complejos que ya habíamos establecido, y que queríamos ampliar y perfeccionar tras la auditoría interna", declaró Kloger.

Rev-Trac frente a Solution Manager

Rev-Trac, la plataforma de automatización de la gestión de cambios SAP de Revelation Software Concepts, llevaba años en el punto de mira de Kloger. La primera vez que vio Rev-Trac fue en Orica, una multinacional química y de explosivos.

Rev-Trac tiene un precio, a diferencia de Solution Manager, cuyos costes -aunque no se indican- se basan totalmente en implantaciones individuales de la solución. El Sr. Kloger reconoció el valor de Rev-Trac y entregó una evaluación a Rob Downing, CIO de Hanson Australia.

"Me siento cómodo con Rev-Trac... Rev-Trac me pareció bastante directo y lógico. Fue bastante fácil de entender, a mi modo de ver".
Wolfgang Kloger, Director de Planificación de la Información, Hanson Australia

La supervisión automática de los movimientos de transporte de Rev-Trac -incluso tras las actualizaciones- y sus funciones de protección contra adelantamientos y sobrescrituras le otorgaron una importante ventaja técnica sobre Solution Manager.

En el momento de la evaluación, un cambio SAP mal controlado se trasladó a producción, lo que estuvo a punto de hacer caer el sistema. El incidente puso de manifiesto las diferencias técnicas entre los dos productosHanson se mostró satisfecho de que el error no se hubiera producido si Rev-Trac hubiera controlado los procesos de gestión de cambios de SAP.

RSC se centra exclusivamente en la gestión de cambios de SAP, un factor que influyó en la decisión de adquirir Rev-Trav. Hanson confiaba en la experiencia de RSC en la automatización de los procedimientos y procesos de gestión de cambios de SAP, dados los muchos años que la empresa lleva trabajando en este ámbito.

La experiencia Rev-Trac

El equipo informático de Hanson quedó sorprendido con la rapidez y facilidad de instalación y configuración de Rev-Trac, una vez tomada la decisión de implantar la solución.

El Sr. Kloger se mostró impresionado por la documentación que recibió la empresa antes de la aplicación.

"Recibí documentos que me daban todo lo que necesitaba saber, desde la visión general de la instalación y los detalles hasta una Guía del usuario y una Guía del administrador. Fue estupendo, me quedé muy impresionado", afirma.

Una vez completada la instalación técnica, el equipo informático de Hanson configuró rápidamente la solución para cumplir los exigentes procesos de control de cambios de la empresa.

"Tengo formación técnica, sobre todo en programación y bases de datos relacionales", explica Kloger. "La configuración de Rev-Trac me pareció bastante sencilla y lógica. Es fácil de procesar y entender.

"Las sobreescrituras deberían ser cosa del pasado. Y no nos costará demostrar a los auditores que podemos rastrear el historial completo de cada cambio".

Una de las ventajas de la aplicación de Rev-Trac ha sido el aumento de la moral de todo el personal de Hanson implicado en el proceso de gestión del cambio.

El Sr. Kloger afirmó que al equipo le resultaba mucho más fácil gestionar los cambios de SAP con Rev-Trac que con su método anterior.

"Hemos podido diseñar exactamente el proceso que queríamos", dijo. "Incluso para un cambio menor, por ejemplo, podemos informar automáticamente al responsable de negocio cuando el cambio ha salido adelante".

Resultados empresariales

  • Procesos de gestión de cambios de SAP más eficientes para satisfacer las demandas empresariales
  • Un registro de auditoría exhaustivo de todos los cambios como prueba del cumplimiento y la integridad operativa.
  • Automatización de procesos manuales propensos a errores y controles más estrictos para evitar caídas de los sistemas.
  • Cumpla con confianza los estrictos requisitos de conformidad con menos esfuerzo de auditoría y procesos más coherentes.