Recientemente describí varias áreas de Costos ocultos de la gestión de cambios de SAP.. Hay muchas áreas que pueden aumentar los costos de SAP, en este blog profundizaré en uno.
Como se mencionó anteriormente, el cambio se traslada desde una solicitud comercial hasta la producción mediante un proceso predeterminado que consta de una serie de pasos y/o aprobaciones.
Nuestra investigación indica que más del 80 por ciento de todos los cambios en las aplicaciones empresariales de SAP se gestionan mediante cinco o menos procesos únicos.
La cantidad de procesos que desarrolla su equipo y la cantidad de pasos en cada uno determina los costos de SAP para gestionar el cambio.
Existen varios errores comunes en el proceso de gestión de cambios de SAP que generan costos ocultos. Estos incluyen:
- Muy pocos
- Demasiado complejo
- Demasiados
Muy pocos procesos
De vez en cuando vemos un enfoque único para gestionar los cambios de SAP. A primera vista, esto parece una buena idea.
La capacitación y la familiarización con los procesos son simples, la categorización del cambio es fácil y todos saben lo que están haciendo.
Estos costos de SAP se minimizan.
El problema con este enfoque es doble.
Es posible que algunos cambios no se gestionen con suficiente rigor, es decir, cambios de alto riesgo están llegando a la producción con muy pocos controles.
El resultado: pueden ocurrir problemas de producción y aumenta el costo de gestionar los cambios de SAP.
Es posible que otros cambios se gestionen con demasiada rigidez. Es decir, los cambios simples, casi aprobados previamente, deben pasar por el mismo proceso largo o complejo que todos los demás cambios.
Sin embargo, podrían recibir aprobación previa y pasar a producción con muy pocos controles, lo que ahorraría costos significativos.
Los procesos complejos aumentan los costos de SAP
Con mayor frecuencia vemos que los procesos de cambio de los equipos de TI de SAP son mucho más complejos de lo necesario.
Demasiados pasos, demasiadas aprobaciones y demasiadas personas involucradas.
Este tipo de procesos generalmente se construyen a lo largo de años, a menudo con nuevos pasos agregados a medida que se incorporan nuevos gerentes o para resolver un nuevo problema.
Capacitar a los usuarios puede llevar mucho tiempo y, a menudo, nadie está seguro de todos los procesos, lo que eleva los costos de SAP.
Demasiados procesos
A veces vemos instituir una gran cantidad de procesos de cambio.
Por una razón aparentemente buena, como gestionar estrictamente los cambios de alto riesgo, incluidos ciertos aprobadores, etc.
A veces se incluyen otros procesos debido a una granulación excesiva de los tipos de cambios que el equipo quiere gestionar a través de procesos separados.
Capacitar a los equipos para que comprendan qué cambios se gestionan mediante qué proceso aumenta los costos, mientras que la gestión del cambio a través de diversos cuellos de botella también suma.
Reducir los costos del proceso
Para reducir el costo de la gestión de cambios de SAP, comience con un análisis de sus procesos actuales.
¿Todos tus pasos siguen siendo relevantes? ¿Deberían haber procesos adicionales?
¿Se pueden combinar o reducir el número de procesos?
Me sorprendería mucho si esto no revelara algunas oportunidades de eficiencia.
La automatización de la gestión de cambios de SAP también puede ayudar a reducir los costos de gestionar los procesos de cambio.
Independientemente de su enfoque para la gestión de cambios de SAP, la automatización elimina la necesidad de una capacitación intensiva en los procesos y evita que los cambios se asignen al proceso incorrecto.
Además, automatiza el flujo de trabajo para garantizar que los cambios sigan fluyendo, minimizando los costos de SAP.
