Fallstudie zur SAP-Compliance | NGA Human Resources und Rev-Trac
NGA Mensch Ressourcen (NGA HR) ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich HR- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcing mit Niederlassungen in 35 Ländern und Kunden auf 5 Kontinenten. NGA HR betreut über 1000 Cloud- und ERP-Implementierungen für seine Kunden, darunter 20 Prozent der Fortune 500-Unternehmen weltweit. Grundlage seiner Services ist eine fortschrittliche Technologieinfrastruktur, zu der auch NGA HRs eigene euHReka-Softwarelösung gehört – unterstützt von SAP HCM, ServiceNow, proprietären Servicebereitstellungstechnologien und BMC. Diese SAP-Compliance-Fallstudie zeigt die Compliance-Vorteile, die ein Unternehmen durch die Implementierung von Rev-Trac in seine SAP-Systeme erhält.
Unternehmen, insbesondere globale Organisationen, erwarten von Outsourcing-Anbietern 100-prozentige Genauigkeit und Compliance. Um weiter wachsen und skalieren zu können, musste NGA HR eine Reihe wichtiger Probleme mit seinen SAP HCM-Systemen lösen. Zu viele Änderungen wurden zwar eingeleitet, gelangten aber nicht in die Produktion, den Änderungskontrollprozessen mangelte es an Kontrolle und Durchsetzung und sie waren größtenteils manuell. Dadurch stieg das Risiko von Systemausfällen und Skalierbarkeit war bei so vielen manuellen Eingriffen unmöglich.
Rev-Trac bringt Kontrolle in komplexe SAP-Umgebungen
Um das Risiko ungeplanter Ausfallzeiten zu minimieren, benötigte NGA HR Kontrollen und Prozesse für seine SAP HCM-Systeme, die Bereitstellungen verwalten und die Durchsetzung und Reihenfolge der Prozesse sicherstellen würden.
Um das von den Kunden geforderte Maß an Kontrolle und Compliance zu erreichen, setzte NGA HR im Jahr 2007 Revelation Software Concepts (RSC) – eine SAP-Software zur Automatisierung der Änderungskontrolle – ein.
„Unsere Kunden verlassen sich auf uns“, sagte Jean-Paul Oelfke, NGA HR Product Director of Quality Assurance & Compliance.
„Code muss zum richtigen Zeitpunkt und in das richtige System geliefert werden. Angesichts der enormen Anzahl von Elementen, die wir bereitstellen, ist das Vertrauen, das Rev-Trac bietet, ein wesentlicher Faktor für unsere Fähigkeit, unseren Kundenstamm zu erweitern und unsere erstklassigen Dienste weltweit anzubieten.“
Dank der Prozessdurchsetzungsfunktionen und der OOPS-Funktion (Overtake and Overwrite Protection) von Rev-Trac konnte NGA HR seine Abläufe optimieren und strenge Kontrollen durchführen. NGA HR hat seine SAP-Änderungskontrollprozesse angepasst und konfiguriert, um eine Aufgabentrennung, die Dokumentation obligatorischer Testergebnisse und die Einhaltung der Vorschriften zu ermöglichen, wonach jede in einer Landschaft vorgenommene Änderung an einen Genehmiger gebunden ist.
Um die Steuerung weiter zu vereinfachen, verfügt es über eine gemeinsam genutzte Instanz und nur ein Rev-Trac Central für alle über 100 BPO-Kunden – von denen einige mehrere Lösungen verwenden.
Mithilfe einer einzigen Workflow-Strategie hat NGA HR mehrere Rev-Trac-Kundenausgangsverfahren entwickelt, die die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens berücksichtigen. Alle möglichen Genehmigungsschritte wurden in einer einzigen Strategie konfiguriert, die für den gesamten Kundenstamm gilt.
„Rev-Trac bietet uns viel Flexibilität, da wir es auf eine einzige Weise einrichten können“, sagte Herr Oelfke. „Wir könnten eine Strategie für jeden Kunden haben, aber dann hätten wir über 100 Strategien!“
„Die Durchsetzungsfunktionen und OOPS-Funktionalitäten von Rev-Trac sind von unschätzbarem Wert. Ohne sie können Sie Ihre Änderungen nicht richtig verwalten. Wir verwalten 1,500 Transporte pro Woche für eine Vielzahl unterschiedlicher Kunden. Wenn Sie sich das Änderungsvolumen ansehen, das durch unsere SAP HCM- und Payroll-Landschaften geht – es ist enorm.“
Vermeiden Sie übermäßige manuelle Eingriffe
Da das Unternehmen jährlich über 50 Audits bei seinem weltweiten Kundenstamm durchführt, sind OOPS und Aufgabentrennung der Schlüssel zum Erfolg der SAP HCM-Änderungskontrolle.
Durch die Verhinderung von etwa 1,700 potenziell gefährlichen Überhol- und/oder Überschreibvorgängen pro Monat konnten mehr als 500 Arbeitsstunden eingespart werden.
Verbesserungen im Änderungskontrollmanagement und eine strengere Durchsetzung sind jedoch nicht die einzigen Vorteile der Implementierung von Rev-Trac. NGA HR konnte auch massive Kostensenkungen und effektivere Compliance-Verfahren verzeichnen.
Seit dem Einsatz von Rev-Trac konnte das Unternehmen das Volumen der SAP-Änderungen mit weniger Personal und weniger manuellen Eingriffen steigern. Durch die Vermeidung von etwa 1,700 potenziell gefährlichen Überhol- und/oder Überschreibvorgängen pro Monat konnten mehr als 500 Arbeitsstunden eingespart werden. Das Produktionssystem ist stabiler, ungeplante Ausfallzeiten wurden drastisch reduziert, was weitere Stunden manueller Eingriffe einspart.
Durch die Automatisierung seines SAP-Änderungsmanagementprozesses hat NGA HR das Maß an Zuverlässigkeit, Kontrolle und Konformität erreicht, das erforderlich ist, um sowohl die anspruchsvollen Kundenerwartungen als auch die Wachstumsziele zu erfüllen.