Für SAP-Unternehmen ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften keine Option. Es ist entscheidend, einen effektiven Weg zu finden, um die zunehmende Zahl von Standards von Sarbanes-Oxley (SOX) bis FDA 21CFR Part 11 sowie andere Regierungs- und Branchenauflagen einzuhalten. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen und Sanktionen, schlechter Presse und sogar Gefängnisstrafen für Führungskräfte und Vorstandsmitglieder führen.
Die Herausforderung besteht darin, dass die Vorschriften und Anforderungen sehr unterschiedlich sind, sich häufig ändern können und oft klare Richtlinien dafür geben müssen, was Organisationen tun müssen, um die Vorschriften einzuhalten. Die Umsetzung der Mandate erfordert strenge Zugriffskontrollen, klar definierte und konsistente Prozesse und mehr Transparenz in Ihrem gesamten Unternehmen.
Dennoch kann es für SAP-IT-Teams ein reibungsloser Prozess sein, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein flexibler und automatisierter SAP-Änderungsworkflow ist eine praktische Möglichkeit, komplexe und sich entwickelnde Standards zu bewältigen und die Einhaltung zu gewährleisten. Durch die Anpassung und Automatisierung von Workflows können Sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte in der richtigen Reihenfolge erfolgen, dokumentiert und überprüfbar sind.
Wie Rev-Trac helfen kann
Rev-Trac Platin, unserer automatisierten SAP-Änderungsmanagementplattform, können Sie regulatorische Anforderungen in Ihren Arbeitsablauf integrieren und so die Konformität und konsistente Prozesse über die gesamte Lebensdauer einer Anwendung hinweg sicherstellen.
Konfigurieren Sie Rev-Trac für jeden Arbeitstyp, um Folgendes zu definieren:
- Welche Status eine Anfrage durchlaufen soll
- Wer sollte welchen Status genehmigen?
- Wohin werden Änderungen migriert?
Mithilfe von Regeln zur Anforderungserfüllung können Sie sicherstellen, dass jeder Schritt des Prozesses durchgesetzt wird. Sie können beispielsweise Regeln einrichten, die Benutzer zwingen, einer Rev-Trac-Anforderung relevante Informationen hinzuzufügen, bevor die Anforderung einen bestimmten Status erreicht.
Die Prozesszuordnung ist für die Erstellung eines Workflows von grundlegender Bedeutung. Hier verknüpfen Unternehmen die Strategie und Organisationsstruktur mit einer Kombination aus Projekt und Anforderungstyp. Sie können auch die entsprechenden Migrationsmethoden und Zielgruppen für die Status definieren, um ihre Anforderungen zu erfüllen.
Behalten Sie den Überblick über alles, was in die Produktion eingeführt wird
Mit Rev-Trac können Sie alle transportierbaren Änderungen in Ihrer SAP-Landschaft kontinuierlich überwachen. Rev-Trac fängt jede transportierbare Änderung ab und erfordert die Verknüpfung mit einer Rev-Trac-Anforderung.
Sobald Rev-Trac einer Anfrage zugewiesen wurde, führt es die Änderung automatisch mithilfe eines vordefinierten Genehmigungs- und Migrationsprozesses aus. Dadurch hat eine Organisation die Kontrolle darüber, was in die Produktion importiert wird. Zu diesen Migrationsfunktionen gehören:
- Technische Funktionen, einschließlich automatisierter Sicherheitsüberprüfungen, um beispielsweise sicherzustellen, dass keine versehentlichen Migrationen stattfinden.
- Verwaltungsfunktionen, z. B. die Bereitstellung einer Überprüfung darüber, wer die jeweilige Migration genehmigt hat, anstatt darüber, wer den Transport migriert hat.
SOX-Konformität
Wenn Sie beispielsweise SOX-Compliance einhalten möchten, müssen Sie wissen, wer die jeweilige Änderung genehmigt, um zum nächsten Schritt in einem vordefinierten Workflow zu migrieren. Dieses Konzept untermauert die Aufgabentrennung (SOD), die für die Gewährleistung der SOX-Compliance von grundlegender Bedeutung ist.
SOD verhindert, dass einzelne Benutzer eine Änderung in die Produktion migrieren, ohne dass andere sie einsehen und genehmigen können. Rev-Trac hilft Organisationen, SOD-Konflikte zu vermeiden, indem sichergestellt wird, dass die Person, die die Änderung vorgenommen hat, diese nicht genehmigt.
Unternehmen können auch bedingte Status implementieren, bei denen ein autorisiertes Teammitglied einen bestimmten Status genehmigt, während eine andere Person einen anderen Status genehmigt. Mit Rev-Trac können Sie beim Ändern eines Workflows auch Genehmigungstypen basierend auf den Objekten im Transport entfernen.
Konformität mit FDA 21 CFR Teil 11
Die Fähigkeit, einen End-to-End-Workflow anzupassen und zu automatisieren, ist auch im Hinblick auf CFR Part 11 von entscheidender Bedeutung. In gewisser Weise ähnelt CFR Part 11 SOX, befasst sich jedoch spezifischer mit Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungen und Signaturen verwenden, insbesondere Pharmaunternehmen.
Die Verordnung macht elektronische Aufzeichnungen und Unterschriften genauso gültig und vertrauenswürdig wie Papieraufzeichnungen, was für Pharmaunternehmen und andere Organisationen, die in stark regulierten Umgebungen tätig sind, von entscheidender Bedeutung ist. Die zweiteiligen Genehmigungen von Rev-Trac helfen Organisationen, die Vorschriften von CFR Part 11 einzuhalten. Diese Funktion erfordert, dass Benutzer ihre SAP-Benutzer-ID und ein Kennwort eingeben, um Anfragen zu genehmigen, die den Sicherheitskontrollen für Benutzeridentifizierungsanforderungen entsprechen.
Ebenso wichtig aus Compliance-Sicht ist ein transparenter, überprüfbarer Pfad aller SAP-Änderungen und -Transporte in einer SAP-Landschaft. Rev-Trac bietet verschiedene Berichte, die den Fortschritt in Echtzeit über einen vordefinierten Workflow dokumentieren und für Prüfpfade verwendet werden können. Diese Berichte umfassen:
- Bericht zur Workflow-Genehmigung: Bietet Genehmigungsdetails zum regulären Status und zum Migrationsstatus von Rev-Trac-Anfragen.
- Rev-Trac-Systemprotokoll: Änderungen an der Organisationsstruktur werden in Systemprotokollen protokolliert.
- Migrationsbericht: Rev-Trac bietet migrationsbezogene Berichte, darunter Ausbreitung, Chronologisch, System/Kundenvergleich,Planen vs. Wirklichkeit, Migrationsprotokoll, und Akzeptabel Return C Diese Berichte werden aus Daten generiert, die in der Datenbank zum Transportbewegungsverlauf in jedem System der Rev-Trac-Landschaft gespeichert sind.
Fazit
Eine sich ständig weiterentwickelnde regulatorische Landschaft zwingt Organisationen dazu, sich mit der Einhaltung von Vorschriften zu befassen. Dies kann eine Herausforderung für SAP-Organisationen sein, die immer noch auf traditionelles manuelles Änderungsmanagement setzen. Ein flexibler Workflow in Kombination mit der Möglichkeit, Ihre SAP-Änderungsmanagementprozesse mit einer Lösung wie Rev-Trac zu automatisieren, kann die Einhaltung von Vorschriften und erfolgreiche, stressfreie Audits gewährleisten.
Weitere Informationen zum Anpassen und Automatisieren Ihrer Arbeitsabläufe mit Rev-Trac erhalten Sie von unseren SAP-Änderungsmanagement-Experten.
