Reibungslose SAP S/4HANA-Migrationen: Warum Change Management wichtig ist

In der SAP-Welt gibt es eine bekannte Angst, über die alle reden – die Angst, dass eine einzige Änderung das Produktionssystem zum Absturz bringen kann. Doch hinter dieser Besorgnis verbirgt sich eine weitere persönliche Angst: die Sorge, dass eine Änderung sich negativ auf die Person auswirken könnte, die für die Verwaltung oder Implementierung verantwortlich ist.

Das Änderungsmanagement hat also eine doppelte Natur – es umfasst technische und organisatorische (die Auswirkungen auf die Menschen) Komponenten. Diese Dualität ist bei der Migration zu S/4HANA von Bedeutung. Der Erfolg hängt von der Verwaltung beider Aspekte ab. Das heißt, sicherzustellen, dass das System funktioniert, während die Menschen auf eine neue Arbeitsweise vorbereitet werden.

In diesem Blog bespreche ich die Bedeutung des Änderungsmanagements bei einer S/4HANA-Umstellung, unabhängig davon, ob Sie für das Upgrade einen Brownfield-, Greenfield- oder Hybrid-Ansatz wählen.

S/4HANA, nur ein weiteres Upgrade?

An S/4HANA-Migration ist technisch gesehen „nur ein weiteres“ Upgrade. Gleichzeitig ist es jedoch viel komplexer als vorherige SAP-Upgrades.

Es ist ein komplexes Projekt, das viele verschiedene Ebenen umfasst. Die Umstellung beginnt mit der potenziellen neuen Hardware zur Unterstützung der In-Memory-Datenbank, der Bewertung der Geschäftsfunktionen und der Sicherstellung, dass benutzerdefinierter Code mit S/4HANA kompatibel ist.

Mögliche Änderungen im SAP-Kernel sind erheblich. In vielen Fällen ist es unmöglich, einfach vorhandenen Legacy-ECC-Code auszuführen. Darüber hinaus fördert SAP eine Umstellung auf Cloud-Dienste, was bedeutet, dass hybride Landschaften häufiger vorkommen, was S/4HANA-Migrationen weiter erschweren kann.

Das Ergebnis sind lang andauernde Übergangsprojekte, bei denen vom Projektstart bis zur Inbetriebnahme häufig zwei Jahre vergehen. Während dieser Zeit werden die Organisationen nicht stillgelegt – der tägliche Betrieb läuft weiter. Andere Ereignisse im Lebenszyklus von SAP-Anwendungen, wie etwa Support-Pakete für die Produktionslandschaft, müssen parallel abgewickelt werden, und die Arbeit an neuen Funktionen auf Ihren alten ECC-Systemen kann nicht unterbrochen werden.

Eine Umstellung erfordert eine sorgfältige Planung und gleichzeitige Verwaltung sowohl der technischen als auch der geschäftlichen Abläufe.

Optimieren Sie SAP-Änderungen

Change Management kombiniert zwei Elemente: technische und organisatorische Veränderungen. Ich werde mich zwar auf die technischen Veränderungen konzentrieren, aber die Bedeutung organisatorischer Faktoren darf nicht unterschätzt werden und beide können nicht wirklich getrennt voneinander behandelt werden.

Bei der Umstellung auf S/4HANA müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Ihr Veränderungsprozess
  • So überwachen Sie den Änderungsprozess
  • Laufende Anleitung und Überwachung des technischen Teams
  • Automatisierung, wo immer möglich
  • Ob Sie die volle Unterstützung der Geschäftsleitung haben
     1. Veränderungsprozess
Ein gut definierter Änderungsprozess ist entscheidend. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es keinen einheitlichen Ansatz gibt. Ein Änderungsworkflow ist für die Situation einer Organisation einzigartig, kann jedoch die folgenden Prozesse und Anforderungen umfassen:
  • Genehmigungsprozess
  • Jeder Entwickler im S/4HANA DEV-System muss in der Lage sein, seine Änderungen schnell zum Testen an die Qualitätssicherung zu übertragen (zu transportieren).
  • Implementieren Sie das Release-Management
  • Sicherstellen, dass alle geschäftlichen Anforderungen, Änderungen und Korrekturen an der Wartungslandschaft auch in der Projektlandschaft berücksichtigt werden (Retrofit)
  • Automatisieren Sie mit einem benutzerfreundlichen Tool, das eine effektive Prozessübernahme ermöglicht
  • Stellen Sie sicher, dass keine Beförderung oder Umsteigemöglichkeit ohne entsprechende Umsteigekarte (und damit Voraussetzung) erfolgt.

während dieser ist keine vollständige Liste. Bestimmte Prozesse können eine reibungslose S/4HANA-Migration stören, wenn sie nicht zu Beginn der Planungsphase berücksichtigt werden.

 

a.    Nachrüstung

Die Implementierung von Retrofits gleich zu Beginn des Aufbaus der parallelen S/4HANA-Landschaft, die normalerweise mit dem DEV-System beginnt, ist von entscheidender Bedeutung. Retrofit (oder Anforderungsklonierung) stellt sicher, dass jede Änderung in der Wartungslandschaft (von der alten ECC Dev- zur Produktionssupport-Landschaft) auch in der neuen S/4HANA-Umgebung berücksichtigt wird.

 

Beim Nachrüsten einer Änderung ist es wichtig, die Anforderung und nicht das technische Objekt zu implementieren. In S/4HANA kann das technische Objekt, das Sie ändern müssen, völlig anders sein, die Anforderung bleibt jedoch bestehen und muss berücksichtigt werden.

 

Aus meiner über 20-jährigen Erfahrung ist es am besten, die Landschaftssynchronisierung in Echtzeit durchzuführen. Wenn eine neue Änderung die Produktion erreicht, muss sie im parallelen S/4HANA DEV-System neu implementiert werden, idealerweise vom gleichen Entwickler/Anpasser.

 

Warum dieselben Leute einbeziehen? Denn sie sind diejenigen, die am besten wissen, warum der Wandel notwendig war und wie er umgesetzt wurde. Warum Echtzeit? Denn die Details der Anforderung und ihrer Umsetzung sind noch frisch in den Köpfen.

 

b.    Werkzeugauswahl

Wir leben in einer agilen Welt. Selbst Organisationen, die behaupten, nicht agil zu sein, müssen sich täglich mit der Forderung nach schnelleren Veränderungen auseinandersetzen. Achten Sie bei der Auswahl eines Toolsets darauf, dass es flexibel genug ist, um sich an neue Anforderungen anzupassen, von einem Anbieter mit nachgewiesener SAP-Erfahrung unterstützt wird und für Ihr Team einfach zu erlernen und zu verwenden ist.

 

-       Flexibel – beispielsweise die Implementierung einer Workflow-Änderung Es sollte nicht erforderlich sein, für Hunderte von Tagen externe Berater einzustellen

-       Konnektivität und Automatisierung – Tools sollten flexible, einfach konfigurierbare Schnittstellen bieten, um eine nahtlose Integration und Automatisierung über die gesamte Tool-Landschaft hinweg zu ermöglichen.

-       Bewährte Technologie und Anbieter – wählen Sie Technologien und Anbieter, die sich in realen SAP-Szenarien als zuverlässig, getestet und erfolgreich erwiesen haben.

-       Wenn es um die Änderungsautomatisierung, das gewählte Tool muss in der Lage sein, deren Nutzung durchzusetzen. In SAP-Begriffen sollte kein Transport durchgeführt werden, es sei denn, er ist einer bestimmten Anforderung zugeordnet

 

c.     Prozessdefinition

Während es wichtig ist, den Prozess zu durchdenken, ist es noch wichtiger, so früh wie möglich damit zu beginnen. Beginnen Sie mit der Implementierung und passen Sie sie bei Bedarf an. Der traditionelle Wasserfallansatz ist nicht mehr effektiv. Planung ist wichtig, aber es sollte nicht Monate dauern. Verkürzen Sie stattdessen den Zyklus, gehen Sie live mit Was verfügbar ist, lassen Sie den Prozess mit der Zeit reifen und sich verbessern.

 

2.   Überwachung des Änderungsprozesses

Definieren Sie Ihre KPIs und überwachen Sie diese über den gesamten Projektzeitraum. KPIs wie Transporte/Änderungsanfragen, Vorlaufzeit von Wartungsänderungen und Nachrüstzeit, offene Anfragen pro Entwickler, Statistiken zu Anfragetypen und viele andere liefern wertvolle Einblicke in die Funktionsweise des Prozesses.

 

Sammeln Sie außerdem Feedback von Benutzern. Vereinbaren Sie regelmäßige Meetings (zum Beispiel monatlich) mit Stakeholdern, um KPIs zu überprüfen und praktische Ideen für kontinuierliche Verbesserungen vorzuschlagen.

 

3.    Laufende Anleitung der Endbenutzer

Durch die Überwachung von KPIs und das aktive Anhören von Benutzerfeedback können Change Manager Möglichkeiten zur Verbesserung der Tool-Effizienz und Benutzerakzeptanz erkennen. Ein besseres Verständnis und gezielte Schulungen können dazu beitragen, etwaige Widerstände gegen die Einführung zu überwinden und einen reibungslosen Übergang zu unterstützen.

 

4.    Automatisieren Sie, wo immer möglich

Automatisierung und Integration machen die Arbeit einfacher und effizienter. Anstatt Informationen in mehreren Ticketing-Tools oder Tabellen zu duplizieren, können Sie integrierte Tools verwenden, um Aufgaben automatisch zu erledigen. Dies spart Zeit, eliminiert fehleranfällige manuelle Änderungsaufgaben und gibt Teams die Möglichkeit, sich auf wichtigere Aktivitäten zu konzentrieren und die Produktivität und Qualität zu verbessern.

 

5.   Unterstützung durch das Top-Level-Management

Bei der Umstellung auf S/4HANA ist die Unterstützung des Top-Level-Managements für die Automatisierung des (technischen) Änderungsmanagements von entscheidender Bedeutung. Sie gewährleistet die organisatorische Ausrichtung, die Ressourcenzuweisung und eine klare Richtung. Ohne sie können kritische Prozesse ins Stocken geraten, was den Erfolg der Migration und die Fähigkeit, Änderungen effektiv zu verwalten, beeinträchtigt.

Fazit

Die Fähigkeit, SAP-Änderungen effizient zu verwalten, ist die Grundlage für eine erfolgreiche S/4HANA-Migration. Die Einführung und Integration von Tools zur Vereinfachung des Änderungsworkflows kann Ihren Übergang zur neuen Umgebung beschleunigen.

Die Überwachung (technischer) SAP-Änderungen und das Einfühlungsvermögen für die Teammitglieder sind in Kombination mit Automatisierung und kontinuierlicher Verbesserung unerlässlich, um Ihre S/HANA-Migration termingerecht und im Rahmen des Budgets durchzuführen. Ein dedizierter Change Manager oder ein Change-Management-Team kann dabei helfen, den Übergang reibungslos zu gestalten und etwaige Probleme schnell zu lösen.

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